De kwebbelaar moet de regels even leren

Dilemma

„Een nieuwe, jonge collega praat veel en over irrelevante zaken tegen collega’s op onhandige momenten, waarop zij zich juist willen concentreren op het werk. Praat je dan toch gezellig terug omdat diegene nieuw en misschien onwetend is, of spreek je diegene erop aan en zegje dat die soms beter zijn mond kan houden?”

Man (30) – naam bekend bij de redactie

Creëer andere sociale momenten

Dit dilemma past bij de huidige tijd, ziet organisatiepsycholoog Nicoline Hermans. „Dit soort irritaties doen zich vooral voor in grote kantoortuinen waar mensen allemaal bij elkaar zitten”, zegt ze. „Zo’n kantoorinrichting zie je nu vaker dan vroeger, toen mensen juist een eigen kantoor hadden.”

Het is belangrijk om op te merken dat het gaat om een nieuwe collega, vindt Hermans. Als je nieuw bent in een team, kost het tijd de ongeschreven regels te leren kennen. „Bij sommige kantoren is het een ongeschreven regel dat je altijd vraagt of de rest ook iets wil drinken als je voor jezelf wat gaat halen. Het kost even tijd om daarachter te komen. Dat geldt ook voor de vraag wanneer je elkaar mag storen tijdens het werk.”

Als je niet meteen iets van het gedrag van de collega wil zeggen, kun je volgens Hermans bijvoorbeeld een koptelefoon opzetten. „Daarmee geef je het signaal af dat je geconcentreerd bezig bent en even niet openstaat voor een gesprekje. Mocht diegene dat signaal niet oppikken, dan kun je er wel expliciet over zijn en zeggen dat je een koptelefoon op hebt omdat je echt even geconcentreerd wil werken.”

De een pikt dit soort signalen volgens Hermans sowieso sneller op dan de ander. „Sommige mensen kijken eerst de kat uit de boom en willen weten hoe het ergens werkt, voordat ze meer contact maken met collega’s”, zegt Hermans. „Anderen treden van nature sneller op de voorgrond, zonder te observeren hoe collega’s zich onderling gedragen.”

Deze jonge medewerker zal waarschijnlijk nog niet veel werkervaring hebben, zegt Hermans. „Na het afronden van een opleiding ben je in principe inhoudelijk voorbereid om te gaan werken, maar hoe je met elkaar omgaat op een kantoor moet je nog leren.” Daar krijg je in de studie geen handleiding voor. „Een stage kan daarom heel nuttig zijn, om beter te herkennen wanneer je collega’s wel en niet moet storen.”

Voor de collega’s van deze nieuweling zou het goed zijn ervoor te zorgen dat diegene alsnog in het team wordt opgenomen. „Creëer andere sociale momenten om zo iemand bij het team te betrekken”, zegt Hermans. „Vraag hem of haar om mee te gaan lunchen, ga samen koffie halen of maak een wandeling. Dan voelt die misschien minder de behoefte om tussendoor de hele tijd te kletsen.”

Er zijn kantoren die hier een systeem voor hebben, weet Hermans. „Daar zetten medewerkers een rood of groen kaartje op hun bureau als ze wel of niet willen kletsen”, zegt ze. „Maar ik denk niet dat veel teams daarvoor zouden kiezen; dan formaliseer je de sociale omgang wel heel erg.”

Spreek diegene aan

„Ga eens op de plek van de ander staan en beeld je in: je doet iets wat de ander irriteert en hebt dat niet in de gaten”, zegt loopbaanadviseur Nancy Boere. „Hoe zou je het vinden om daar niks over te horen?”

Ze ziet dat mensen het vaak moeilijk vinden om zich over dit soort zaken uit te spreken. „We willen de harmonie bewaren. Maar door ons niet uit te spreken, verstoren we de harmonie sowieso. Het vraagt een grote mate van emotionele volwassenheid om je wel uit te spreken en dat op een manier te doen waardoor je wél weer samen verder kunt.”

Wie zich niet op tijd uitspreekt, loopt volgens Boere het risico dat de spanning danig oploopt en dat je alsnog geïrriteerd uit de hoek komt. „Spreek je uit voordat je hoog in de emotie zit”, zegt Boere. „Het is essentieel om zoiets vanuit een plek van rust te doen.”

Als je zo’n gesprek spannend vindt, zegt Boere, kun je het beste van tevoren – thuis bijvoorbeeld – met een vriend of vriendin oefenen met wat je wilt zeggen. Vervolgens, op het werk, neem je diegene even apart. Doe het nooit waar andere collega’s bij zijn. Naar buiten voor een wandeling werkt wel goed, zegt Boere, dan hoef je elkaar niet aan te kijken – dat maakt het minder confronterend.

En dan zeg je waar je tegenaan loopt. nancy Boere spreekt de denkbeeldige collega aan: „Je knoopt vaak gesprekjes aan met collega’s die op dat moment aan het werk zijn. Ik vind dat vervelend – houd het vooral bij jezelf! Kunnen we afspreken dat jij je verhalen opspaart tot een koffiemoment? Schrijf ze desnoods even op, en dan komen we er later op terug.”

Soms krijgen jonge, nieuwe collega’s een mentor toegewezen. Organisatiepsycholoog Nicoline Hermans: „Wanneer je als mentor opmerkt dat diegene vaak andere collega’s stoort, kun je dit ook aan de orde stellen in een feedbackgesprek.”

Dus

Het duurt even voordat een nieuwe collega met mogelijk weinig werkervaring weet wat de ongeschreven regels op de werkvloer zijn. Soms moet je iemand even de tijd geven om vertrouwd te raken met die regels. Zet bijvoorbeeld even je koptelefoon op om het signaal af te geven dat je niet gestoord wilt worden. Misschien wel beter is het iemand er vriendelijk op aan te spreken. Doe dat wel vóór de emoties bij jou al te hoog zitten.