Kyocera wil dat bedrijven minder printen en meer waarde uit documenten halen

Een printerfabrikant die bedrijven adviseert om minder te printen. Het klinkt als een grote contradictie, maar is precies de strategie die Kyocera Document Solutions Nederland volgt. Country manager Umair Chaudhry legt uit waarom de toekomst niet in hardware, maar in softwareoplossingen ligt.

Documenten en dossiers zijn er in verschillende vormen. Er zijn fysieke documenten (die je dus print, inscant en kopieert), digitale documenten (de ingescande pdf-bestanden) en elektronische documenten.

Met name het verschil tussen digitaal en elektronisch is wellicht niet helemaal duidelijk. Om dit verschil aan te geven, gebruikt Chaudhry het voorbeeld van een bankafschrift. “Vroeger kreeg je een bankafschrift binnen per post. Later werd het digitaal: je kreeg een e-mail met een PDF-bijlage. Maar vandaag de dag hebben we een bankier-app op onze telefoon. Die is real-time actueel en volledig geautomatiseerd, zonder menselijke handelingen. Dat is een elektronisch document.”

Het verschil zit in de automatisering. Een digitaal document is een gescande brief of een PDF die je per e-mail ontvangt. Een elektronisch document is data die rechtstreeks in systemen wordt verwerkt, zoals transacties in je bankieren-app of facturen die automatisch in een ERP-systeem worden geïmporteerd.

Voordelen van elektronische workflows

Security en compliance

“Een papieren bankafschrift dat in de verkeerde brievenbus belandt is direct een AVG-datalek,” legt Chaudhry aan de hand van het voorbeeld van een bankafschrift uit. Dit geldt echter niet alleen daarvoor, maar in principe voor alle workflows die belangrijke en gevoelige informatie verwerken maar nog vertrouwen op fysieke documenten. “Met elektronische documenten heb je two-factor authentication, versiebeheer, en volledige controle over wie toegang heeft. Je weet precies wie welke wijzigingen heeft doorgevoerd en wat het origineel was.”

Ook voor NIS2-compliance zijn elektronische workflows essentieel. Data wordt opgeslagen in Europa, met strikte beveiligingseisen en automatische vernietigingsplicht na wettelijke bewaartermijnen.

Procesoptimalisatie en kostenbesparing

“Bij het overtypen van papieren documenten maken mensen fouten,” geeft Chaudhry aan. “Met elektronische documenten is de kans op fouten minimaal. Bovendien ontdek je gaten in processen die je anders nooit zou zien.”

Bedrijven realiseren enorme kostenbesparingen door:

• Minder arbeidsuren aan handmatige documentverwerking
• Geen documenten die opnieuw gedaan moeten worden
• Snellere doorlooptijden van processen
• Beter inzicht in waar processen vastlopen

Personeelstekort (gedeeltelijk) oplossen

“Personeelstekort kun je opvangen door het automatiseren van processen,” benadrukt Chaudhry. “Hierdoor kan bestaand personeel effectiever zijn en meer tijd overhouden. Geautomatiseerde medewerkers hebben ook minder last van stressverschijnselen. Dus je medewerkers worden ook duurzamer.”

Cloud versus on-premises oplossingen

Waar het uiteindelijk op neerkomt is dat het ook bij Kyocera steeds meer gaat over het effectief en efficiënt beheren van documenten. Met andere woorden, het draait om DMS, oftewel Document Management Systemen. Op dat vlak heeft het bedrijf de nodige opties in het arsenaal.

Kyocera biedt verschillende implementatieopties op het gebied van DMS. Voor organisaties die alles graag on-prem hebben en dat zo willen (of moeten) houden, is het mogelijk om DMS volledig binnen de eigen omgeving te draaien. Klanten schaffen licenties aan en installeren software op eigen servers. Dit geeft volledige controle, maar ook volledige verantwoordelijkheid voor onderhoud en updates.

Er zijn echter ook organisaties die helemaal niet zitten te wachten op een on-prem DMS of daar heel graag vanaf willen. Die kunnen ook bij Kyocera terecht, horen we van Chaudhry. Het bedrijf biedt namelijk ook DMS in de cloud aan. Dit biedt volledige ontzorging. Dat wil zeggen, Kyocera verzorgt de inrichting, updates en upgrades ervan. Data wordt opgeslagen in Europa met strikte beveiligingseisen.

Anno 2026 is de wereld meer hybride dan ooit, dus bovenstaande opties zijn nog niet voldoende. Dat weet Kyocera ook, horen we van Chaudhry. Vandaar dat het ook een hybride vorm van DMS heeft. Binnen deze vorm gebruiken bedrijven hun eigen cloudopslag en installeren daar de Kyocera-software op.

Duurzaamheid en minder printen

“Niet printen is het meest duurzame wat je kunt doen,” stelt Chaudhry resoluut. “De grootste footprint zit in die stapel papier die je iedere dag gebruikt. Als je echt wilt besparen, moet je zorgen dat mensen minder printen.”

Minder printen betekent overigens niet alleen dat er minder bomen gekapt moeten worden om papier van te maken. In een wereld waarin minder geprint wordt, zijn ook minder printers nodig. Die hoeven niet gebouwd te worden en verbruiken uiteraard ook geen energie. Verder betekent minder printen minder gebruik van toner en verpakkingsmateriaal. In het algemeen is er minder transport nodig en dus een lagere uitstoot van schadelijke stoffen. Tot slot zorgt het centraal beschikbaar stellen van elektronische documenten er ook voor dat mensen hetzelfde document niet meerdere keren gaan printen, bijvoorbeeld thuis en op kantoor.

Goed om hier te benadrukken is dat de afname van het aantal printers niet overal volgens dezelfde curve gaat. “We zien in Nederland al dat het aantal printers daalt,” vertelt Chaudhry. “Samen met Scandinavische landen doen we het heel goed op dit gebied. We zijn wat dat betreft een voorloper. In Duitsland is een printer nog een statusproduct, iedereen wil er een op zijn bureau.”

Van hardware naar software

De transformatie die Kyocera doormaakt is exemplarisch voor veel traditionele hardwarebedrijven. “Elk bedrijf wordt een softwarebedrijf,” bevestigt Chaudhry. “Dat geldt voor een bedrijf als Kyocera niet minder.”

Chaudhry realiseert zich overigens heel goed dat Kyocera een dergelijke transformatie met beleid moet doen. “Meer digitaliseren betekent minder printen, betekent dat wij minder printers gaan verkopen”, geeft hij aan. “Maar daarvoor in de plaats gaan we meer software verkopen”, voegt hij meteen toe. Verder staat Kyocera ook niet alleen in deze transitie. “Wij doen zaken via het indirecte kanaal, dus wij verkopen niet rechtstreeks. Dat gaat allemaal via business partners die bedrijven begeleiden in deze transformatie.”

Praktische toepassingen

Tot nu toe hebben we het vooral gehad over waarom de gang van fysiek via digitaal naar elektronisch conceptueel logisch is. Er zijn echter ook legio praktische toepassingen in de dagelijkse praktijk van een dergelijke transitie.

Chaudhry geeft verschillende voorbeelden van processen die gebaat zijn bij elektronische workflows. Denk hierbij aan het beheren van CV’s door de HR-afdeling van een organisatie. Zo mag je een CV maar twee weken bewaren als je in een procedure zit met een kandidaat. Na twee weken heb je toestemming nodig om het langer te mogen bewaren. Met een document management systeem kan dat proces volledig geautomatiseerd worden, volgens hem.

Een andere toepassing die Chaudhry noemt heeft te maken met het verwerken van facturen. Die komen niet meer per post of e-mail binnen, maar worden volledig geautomatiseerd geïmporteerd in een ERP-systeem. Voor orderprocessen ziet hij ook veel kansen, waarbij hij ook de accuratesse expliciet benoemt: “Bij het overtypen van papieren orders ontstaan fouten. Elektronische orders die rechtstreeks vanuit systemen komen elimineren die foutkans.” Verder kunnen elektronische documenten ook behoorlijk wat voordelen bieden op het gebied van onboarding en offboarding van medewerkers en leveranciers.

De rol van AI

We kunnen in 2026 uiteraard geen gesprek hebben over technologie zonder ook AI erbij te betrekken. Dat heeft ook zeker in deze discussie een plek. Elektronische documenten zijn data en data is de basis voor AI. Dan is de rekensom snel gemaakt. Met andere woorden, de elektronische documenten zorgen ervoor dat organisaties AI beter in kunnen zetten.

Uiteraard moeten de documenten wel eerst in elektronische vorm aangeboden kunnen worden aan een AI-model. Dat is waar AI ook een rol in kan spelen, stelt Chaudhry. “Je gebruikt AI om processen te optimaliseren. Papieren documenten kunnen al digitaal worden gemaakt met AI, die ze leest, interpreteert en vervolgens omzet naar gestructureerde data.”

Het feit dat veel organisaties nog niet bij de derde fase van de overgang van fysiek via digitaal naar elektronisch zijn, geeft tot slot ook aan dat Kyocera ze moet ontmoeten daar waar ze zijn in hun volwassenheid. Dat snapt het bedrijf ook zeker, horen we van Chaudhry. Vandaar ook dat het een drietal assessments heeft ontwikkeld die inspelen op de verschillende stadia van de transitie.

Conclusie

De toekomst van document management ligt niet in betere printers, zoveel is wel duidelijk op basis van ons gesprek met Chaudhry. Deze ligt wel in het elimineren van documenten zoals we die heel lang hebben gekend.

Door bedrijfsprocessen te automatiseren en van papier via digitaal naar elektronisch te gaan, kunnen organisaties op meerdere vlakken winst boeken. Denk aan een hogere productiviteit en snelheid, aanzienlijke kostenbesparingen, betere security en compliance, minder fouten en meer inzicht in processen en in het geheel een duurzamere bedrijfsvoering. Het is voor organisaties die aan de slag willen met de transitie waar we het in deze aflevering van Techzine Talks over hebben nu vooral zaak om te kijken waar in de transitie ze zich bevinden.

Podcastspeler

Bovenaan deze pagina staat de link naar de aflevering van Techzine Talks op YouTube. Wil je liever hier in de browser luisteren, dan kan dat hieronder.

Techzine Talks seizoen 6

Coen en Sander maken sinds medio 2021 dé Enterprise IT-podcast van Nederland en België. De afgelopen jaren verscheen er zo goed als elke week een nieuwe aflevering van Techzine Talks. In 2026 gaan we hiermee door en informeren we luisteraars over de laatste IT-ontwikkelingen, de belangrijkste informatie rondom techevents maar duiden we ook nieuwe IT-trends.

Steun ons!

We hopen uiteraard dat je ons als luisteraar steunt! Dat doe je door je te abonneren, afleveringen te delen en ons te beoordelen via Apple iTunes, YouTube of Spotify. Vijf sterren of een duimpje omhoog ontvangen we graag! Ook staan we open voor feedback en je mag ons altijd ideeën sturen voor onderwerpen.

Meedoen?

Ben je een expert in een bepaald IT-vakgebied en wil je graag je kennis delen met onze luisteraars? Of heeft je organisatie de nieuwste en meest innovatieve IT-oplossing in huis? Neem contact op, dan bespreken we graag wat de mogelijkheden zijn.

Lees ook: Kyocera wil klanten van printen richting elektronische dossiers krijgen